Uw offerte is helemaal in orde. Alles staat er keurig en netjes in vermeld want U heeft onze tips gevolgd. Toch heeft uw klant nog niet gereageerd. Hoe lang wacht u met het sturen van een herinnering en hoe volg u dit op?
Inhoudsopgave
Het kan zomaar zijn dat u de perfecte offerte hebt opgemaakt en u dacht dat uw klant zonder al te veel na te denken met u door zee zou gaan. Helaas heeft u nog geen reactie ontvangen en u bent benieuwd waar het precies aan ligt. Tijd voor een offerte herinnering?
Hoe begint u een offerte herinnering?
Voor facturen gelden er een aantal regels waaraan zowel u als uw klant dienen te voldoen als het gaat om herinneringen versturen en dergelijke zaken. Totdat er een akkoord wordt gegeven zijn offertes geen overeenkomst en gelden er dus andere regels, dus waar begint u dan? Heeft u op uw factuur een vervaldatum vermeld dan heeft u meteen een mooie opening.
Vervaldatum als “excuus”
Een voorbeeld. U stuurt een offerte met een vervaldatum van 30 dagen. Na twee weken heeft u nog niets gehoord, tijd om even polshoogte te nemen. U heeft een aantal mogelijkheden om uw klant te benaderen. U kunt even bellen, mailen of zelfs een brief sturen als u dat wilt.
Zonder opdringerig over te komen kunt u het vriendelijk houden door de offerte vervaldatum als “excuus” te gebruiken. Geef bijvoorbeeld aan dat twee weken na dato de offerte komt te vervallen en dat dat zonde zou zijn. Spreekt u de klant direct, vraag dan door wat de reden is. Misschien dat u een aanpassing kan doen of is er wel een heel ander aanbod nodig. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat uw klant gewoonweg geen tijd heeft gehad.
Vervolgafspraak
Of u de klant nu hebt gesproken, gemaild of een brief hebt geschreven, plan een vervolgafspraak in om te voorkomen dat u dit nog een keer moet doen. Leg de bal bij de klant: “Wanneer hoor ik weer van u?”, “Wanneer hebben wij weer contact hierover?”. Zegt de klant bijvoorbeeld “over een week” of “over een paar dagen” en hoort u alsnog niets, neem dan zelf de dag daarop contact op.
